Zastanawiasz się jak sprostać zadaniu, by szybko okiełznać chaos, jaki zapanował w firmie po przejęciu kilkunastu nowych spółek? Przed Tobą wiele czynników do przeanalizowania: nowi decydenci, pracownicy merytoryczni, którzy uzasadniają, zatwierdzają i opiniują dokumenty. Przejęte spółki znajdujące się w różnych fazach rozwoju, każda z nich posiadająca indywidualne potrzeby oraz napotykająca problemy w takich obszarach jak zarządzanie umowami, kadrami czy finansami. W każdej z nich inne ścieżki dokonywanych procesów np. akceptacji faktur kosztowych. Z artykułu dowiesz się jak w prosty sposób możne zostać obsłużona rozbudowana matryca akceptacji, zaoszczędzić czas i zoptymalizować procesy w firmie.

Gdybym znalazł się na Twoim miejscu i musiałbym przeanalizować wszystkie zależności, najpierw złapałbym za marker i spróbowałbym to namalować na tablicy, żeby wszystko sobie poukładać, a następnie przeniósłbym to do arkusza kalkulacyjnego. Wiem, to trochę staroświeckie, ale może skuteczne? Docieramy do momentu, w którym przerazi Cię skala skomplikowania wszystkich zależności. Masz do wyboru dwie ścieżki. Pierwsza to zdobycie kilkudziesięciu tysięcy dodatkowego budżetu i oddanie projektu w ręce zaprzyjaźnionej firmy programistycznej. A po kilku miesiącach otrzymanie  skrojonej na miarę, zakodowanej na stałe matrycy uprawnień, która zdążyła się już zdezaktualizować… Druga możliwość to zamówienie do systemu workflow modułu do zarządzania uprawnieniami z interfejsem graficznym tak, abyś już samodzielnie mógł wprowadzać wszystkie zmiany.

Przejmij kontrolę

Skoro poradziłeś sobie z umieszczeniem wszystkiego w arkuszu, więc napisałeś zapewne formułę, która przykładowo sumuje wartości dwóch komórek. W systemie Amodit ta wiedza wystarczy, aby rozbudowana matryca akceptacji skcesywnie zmieniała się na przyciski akcji, kierujące sprawy do odpowiednich osób, na odpowiednie etapy tworząc ścieżki akceptacji.

Zaczynamy od stworzenia przycisku akcji „Wyślij do akceptacji” na formularzu. Poniżej jego konfiguracja, którą głównie „wyklikujemy”. Teraz przyda się wcześniej przygotowany arkusz do skopiowania nazw spółek.
Wybieramy, na jakim etapie ma się pojawić przycisk „wprowadzenie”, dokąd wysyłamy „opis merytoryczny” oraz do kogo personalnie ma sprawa trafić. W okienku wpisujemy warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby przycisk pojawił się na górnym pasku wypełnionego wcześniej formularza i pozwolił skierować sprawę na właściwe tory.
Reaguj na zmiany

Oczywiście mamy też możliwość wpisania szeregu dodatkowych czynności, które mają się dziać po kliknięciu przycisku „wyślij do akceptacji”. W ten prosty sposób zaprogramowaliśmy, co ma się wydarzyć, gdy wybierzemy jedną ze spółek na pierwszym etapie i chcemy przesłać jej sprawę do dalszej akceptacji. Na każdym z etapów procesu powinniśmy utworzyć przycisk, który pokieruje sprawę we właściwe miejsce. W zależności od ilości kombinacji pracy może być sporo, ale nie jest ona skomplikowana, a do tego cały czas możemy reagować na zmiany i wprowadzać stosowne korekty.

Jak wygląda sytuacja idealna przy projektowaniu obsługi firmy w ten sposób? Każda spółka, na każdym etapie jest obsłużona przez oddzielną akcję (przycisk). Co zrobić, żeby było prościej i szybciej? Zbieramy spółki w grupę  np. 10 spółek i na etapie X zostają one obsłużone po naciśnięciu stworzonego kafelka akcji.

Jakie sytuacje mogą Cię spotkać i jak się przed nimi obronić?

Sytuacja 1: Spółka może zmienić nazwę, co często się zdarza przykładowo w branży budowlanej. Dlatego do jednoznacznej jej identyfikacji w naszych regułach korzystamy z numeru NIP, a nie z nazwy.

Sytuacja 2: Od daty „x” dana spółka zacznie korzystać z innej ścieżki akceptacji i przestaje pasować  do grupy spółek obsługiwanych jednym przyciskiem akcji. Wystarczy wyciąć spółkę z dotychczasowej grupy i stworzyć dla niej osobną ścieżkę. Należy pamiętać o usunięciu/dodaniu jej z/do akcji na każdym etapie, z którego korzysta.

Wiesz już jak możesz poradzić sobie z opanowaniem zależności w firmie wielospółkowej. Dodatkowo jak w systemie AMODIT w prosty sposób może zostać obsłużona skomplikowana i rozbudowana matryca akceptacji / uprawnień. Oszczędność czasu oraz lepsza organizacja to podstawowe korzyści, które zauważysz natychmiast. Sprawdź sam i pobierz wersję demo.

Bądź z nami na bieżąco!