Elektronischer Korrespondenz-Workflow

Das Amodit-System sorgt dafür, dass der Korrespondenz-Workflow reibungslos, dynamisch und gut organisiert ist.
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Elektronischer Korrespondenz-Workflow

Jede Organisation, unabhängig von ihrer Größe, verfügt über offizielle Korrespondenz – intern und extern. Ihr Umlauf sollte effizient und schnell sein, wenn wir Aufgaben effektiv ausführen wollen. Das Amodit-System sorgt dafür, dass der Korrespondenz-Workflow wirklich dynamisch und gut organisiert ist.

Schnelle Registrierung von Dokumenten

Scannen Sie einfach das Dokument ein oder senden Sie es per E-Mail, und es wird automatisch im Korrespondenzjournal registriert. Sie müssen es nicht mehr in Excel haben und Scans auf Ihrem Computer speichern. Ab sofort haben Sie ein leicht zugängliches zentrales Korrespondenzregister mit einer schnellen Vorschau der Dokumente.

Eingehende Korrespondenz

Der elektronische Workflow für eingehende Korrespondenz hilft bei der Organisation der Registrierung und internen Verteilung in der Organisation. Jedes Dokument wird automatisch im System registriert. Sie können schnell eine Korrespondenz finden oder den Status überprüfen.

Ausgehende Korrespondenz

Der Workflow der ausgehenden Korrespondenz unterstützt die Organisation bei der Erstellung, Annahme und dem Versand. Sie können damit Etiketten für Umschläge in verschiedenen Formaten drucken, die Korrespondenz direkt im System eNadawca der Polnischen Post (Poczta Polska) oder in ähnlichen Systemen registrieren. 

Korrespondenzflusspfade

Jede eingehende und ausgehende Korrespondenz kann durch die Hände verschiedener Personen in der Organisation geleitet werden. Mit AMODIT können Sie Ihre Korrespondenz frei und schnell zwischen Personen übertragen oder Weiterleitungsregeln für z.B. verschiedene Arten von Korrespondenz definieren.

Prozessüberwachung

Das Management verfügt über vollständige und aktuelle Informationen über den Verlauf jedes Prozesses. Es ist bekannt, wer und in welcher Phase beispielsweise das Dokument aufbewahrt und wie viele Dokumente auf die Genehmigung warten. Im System werden alle Prozesse transparent und der Zugriff darauf ist einfach möglich.

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Automatische Nummerierung

AMODIT kann automatisch  jeder registrierten ein- und ausgehenden Korrespondenz eine Nummer gemäß dem in Ihrer Organisation verwendeten Muster übertragen. Dies ermöglicht Kontinuität, Eindeutigkeit und Transparenz der Nummerierung und erleichtert die Suche nach Briefen oder Sendungen im System.

Korrespondenz-Workflow

Die Implementierung des AMODIT-Systems ist einfach und verursacht im Laufe der Zeit keine weiteren Verluste oder komplizierte Schulungen und Vorbereitungen der Mitarbeiter, die dies tun werden. Der Bedienungsprozess der Korrespondenz selbst ist äußerst einfach.

Der Workflow der Korrespondenz im AMODIT-System erfolgt in mehreren Schritten. Der erste Schritt ist die Registrierung der Korrespondenz, die Zuordnung des Dokuments – ein oder zwei Schritte, abhängig von der Größe des Unternehmens. In der nächsten Phase wird die Aufgabe ausgeführt – Erteilung einer Antwort, ihre Akzeptierung, die Dokumentation wird gesendet und in das Register eingetragen. Registrierung der Empfangsbestätigung und Archivierung. Alles ist einfach und effizient und dank des AMODIT-Systems transparent und dynamisch.

Das System lernt die Aktionen und Algorithmen des Nutzers, um sie dann zu wiederholen, zu duplizieren und in der Praxis anzuwenden, was die Arbeit im Unternehmen erleichtert. Es ist möglich, zusätzliche Geschäftsregeln zu definieren, die auf Formularfeldern basieren, um den Workflow von Dokumenten zu automatisieren. Dank innovativer Lösungen wird der Korrespondenzfluss schnell, einfach und effizient.

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