Wenn Sie einen Vertrag von mindestens zwei Unternehmen und mehreren Personen unterschreiben, müssen Sie ihn in der Regel von einem der Unternehmen ausdrucken, die Papierversion von einem Unternehmen unterschreiben und diese Version zur Unterschrift auf das andere Unternehmen übertragen (meist per Kurier oder Post) von dem anderen Unternehmen unterschrieben und die unterschriebene Version zurück.

Was ist, wenn eines der Unternehmen einen Fehler feststellt und Sie auffordert, die korrigierte Version des Vertrags zur Unterzeichnung zu senden? Dann sollten alle obigen Schritte wiederholt werden. Können Sie den Vorgang auf wenige Minuten verkürzen? Ja, Sie können die AMODIT-Plattform und das „AMODIT TrustCenter” verwenden.

Die Implementierung einer elektronischen Vertragsunterzeichnung in einem Unternehmen bietet viele Vorteile. Aus geschäftlicher Sicht ist das Wichtigste natürlich: Kostensenkung (Kosten für das Drucken und Versenden von Dokumenten entfallen) und Zeitersparnis, da der Vorgang des Signierens auf wenige Minuten reduziert werden soll. Darüber hinaus erhöht die elektronische Signatur die Sicherheit, dass sie von einer sachkundigen Person eingereicht wird, und erhöht das entsprechende Datum. Außerdem wird verhindert, dass häufig (bei einer klassischen Signatur) das Bearbeitungsdatum oder andere schwer zu überprüfende Situationen auftreten.

Sicherheit

Vorbereitung des Vertragsinhalts:

Im AMODIT-System unterstützt diese Aktion die Funktionalität des gleichzeitigen Arbeitens an einem Dokument, das auf dem Microsoft Office Online Server basiert. Darüber hinaus ist es möglich, temporären Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu gewähren, um es mit MS Word Online von einer Person außerhalb der Organisation anzuzeigen und zu bearbeiten. Interne Genehmigungen einholen – Standardfunktionen werden verwendet, um Fälle durch die Logik des Prozesses zu übertragen und anzunehmen.

Unterlagen unterschreiben
AMODIT sendet das Dokument zusammen mit Informationen zu den Personen, die zur Unterzeichnung des Dokuments bei AMODIT TrustCenter erforderlich sind. Während dieser Zeit erhält jede der angegebenen Personen eine E-Mail mit der Information, dass das Dokument auf seine Unterschrift wartet. Nach dem Lesen des Inhalts der Nachricht klickt die zur Unterzeichnung des Dokuments verpflichtete Person auf den in der E-Mail verfügbaren Link und wird zum entsprechenden Dokument weitergeleitet. Um Zugang zu erhalten (Login), sendet das System einen einmaligen Autorisierungscode per SMS, der auf der Login-Seite eingegeben werden sollte.

Das Dokument kann frei betrachtet oder vergrößert werden, um den Inhalt des Dokuments genau zu lesen. Außerdem wurde eine Prüfsumme erstellt, und die übermittelte Signatur bezieht sich genau auf die Version des Dokuments. Um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen, wird außerdem die Prüfsumme des vorherigen Dokuments verwendet, um das nächste Dokument zu signieren. Dies bedeutet, dass es nicht möglich ist, ein Dokument zu ersetzen, da dies die Verbindungskette auf der Grundlage der Prüfsummen aller zuvor signierten Dokumente unterbrechen würde.

Zum Signieren klickt der Benutzer auf die Schaltfläche „Signieren” und erhält einen einmaligen Bestätigungscode per SMS. Durch die Eingabe dieses Codes bestätigt er die Unterschrift selbst. Die Berechtigungselemente sind eine E-Mail und eine Telefonnummer, die einer bestimmten Person zugeordnet sind. Das System informiert AMODIT über die Unterschrift eines bestimmten Benutzers, wodurch Sie auf der Ebene des Falls in AMODIT sehen können, welche Personen ihr Dokument bereits unterschrieben haben. In einigen Fällen möchte der Unterzeichner möglicherweise eine andere Person zur Liste der Unterzeichner hinzufügen, z. B. seinen Rechtsberater. Die auf diese Weise hinzugefügte Person erhält außerdem eine E-Mail mit einem Link und eine SMS mit einem Einmalcode.

Grafikquelle: infinite.pl