Zúčtování záloh
Přínosy zavedení AMODIT
Skenování skupiny dokumentů
Systém spolupracuje s jakýmkoliv skenerem. Dokáže číst čárové kódy a 2D čárové kódy pro rozpoznávání dokumentů.
Správa záloh
Můžete libovolně upravovat procesy zúčtování záloh. Nákladové dokumenty lze popsat na potvrzení příslušnými osobami, nebo odděleními.
Pokročilé formy
Formuláře můžou obsahovat tabulky se součty polí, elektronický podpis a další funkce.
Organizační struktura
Systém může automaticky nasměrovat schvalování k vedoucím osobám. Organizační strukturu je možné zadat ručně nebo z ERP.
Monitorovací proces
Umělá inteligence monitoruje průběh práce a pomáhá zlepšovat práci. Kdykoliv můžete zkontrolovat stav a historii přijímání zálohových plateb a dalších nákladových dokumentů.
Integrace s ERP systémem
Import seznamu dodavatelů a účetních osnov. Možnost integrace se SAP, Comarch Optima, Forte symfonie, NAV (Navision).
Správa postupů workflow AMODIT
Představení zúčtování plateb
Vyúčtování zálohy je jeden z procesů spojených s přijetím nákladových dokumentů. Zaměstnanci nakupují pro společnost. Zaměstnanec může platit kreditní kartou nebo hotovostí. Ať je to jakkoliv jednou měsíčně na základě nákupní faktury dostane náhradu.
Uživatel, který chce požádat o zálohu vyplní formulář. Ve formuláři správcovské platformy pak lze přehledně vidět všechna důležitá data o záloze. Jsou tam dva sloupce vztahující se k množství a způsobu úhrady zálohy. To hodně pomáhá, protože při placení platební kartou nemusí zaměstnanec žádat zálohu předem.
Vzhledem k tomu, že se záloha často spojuje s náklady na pohonné hmoty je rovněž možné připojit informace o vozu.
Zaznamenávání historie změn
Zaměstnanec může postupně přidávat položky v době, kdy náhradu reálně čerpá. Historie změn na formuláři je k dispozici dalším členům systému. Veškeré změny jsou archivovány.
Je-li úhrada za daný měsíc finalizovaná, může zaměstnanec přes systém poslat sumář nadřízenému nebo jiné určené osobě.
Skenování papírových dokumentů
Existují různé varianty realizace vypořádání záloh. Jednou z nich je vynechat skenování. Se softwarem můžete přeskočit vyplňování papírů, čas sekretářek a eliminovat možná pochybení. Vše lze udělat rychleji, prostřednictvím elektronického formuláře. Další možností software je skenování papírových dokumentů a jejich vzájemné propojování a archivování v elektronické podobě.
Správa postupu vyplácení
Můžete navrhnout vlastní postup schvalování a vyplácení záloh. Stačí zadat název pravidelných etap a vyznačit přechody mezi jednotlivými stupni. Nemusíte definovat všechny možné situace. Software si je zapamatuje sám a v případě neobvyklého postupu sám vymyslí řešení.
Jakékoli další omezení a výjimky můžete zadat později, během života procesu. Provádění změn schvalovacího procesu v průběhu provozu není problémem. Nemusíte ztrácet čas na přesném návrhu procesu.
Přijetí a podpisy
Dokument může být podepsán v reálným čase. Mechanismus podpisů zajišťuje, že od podepsání případu (nebo jeho části) nebude změněn. Chcete-li provést změnu je třeba zrušit podpis, a po změně požádat o nový podpis.
Podpisy mohou být také umístěny přímo na formulář. To umožňuje samostatné potvrzování přijetí do účetnictví.
Tisk vypořádání
V některých případech je nutné umístit v účetním systému listinné doklady potvrzující převzetí nákladů. V tomto případě můžete vytisknout formulář s aktuálními podpisy. Není nutná žádná další konfigurace práci.
Kromě tisku systém provádí automaticky kontrolní součet a ověřuje, zda sedí s plánovanými náklady.
