Elektronické schvalování faktur
Přínosy zavedení AMODIT
Čtení dat z faktury
System potrafi pobierać dane ze skanu faktury, np. kwotę, NIP, adres kontrahenta, podział na stawki VAT itp. Odczyt i generowanie kodów kreskowych i 2D.
Přijetí cesty
AMODIT může libovolně upravovat procesy zadávání a schvalování faktur. Faktury mohou být popsány a potvrzovány jinými lidmi, či odděleními.
Monitorovací proces
Umělá inteligence monitoruje průběh práce a pomáhá zlepšovat náklady na pracovní místo. Kdykoliv můžete zkontrolovat stav a historii přijetí faktur.
Integrace s ERP systémem
Import seznamu dodavatelů a účtové osnovy. Export faktur spolu s rozpisem nákladů a kódování poukázek. Integrace do systémů SAP, Comarch Optima, Forte symfonie, či NAV (Navision).
Tok faktur ve workflow AMODIT
Základní informace z hlavičky faktury
Workflow systém spoznává základní údaje na faktuře - například číslo, částku, měnu, a podobně. Tyto údaje dokáže později exportovat do jiných systémů. Důležité je, že tyto údaje mohou být také automaticky získavané třeba skenerem.
Termíny
Na formuláři můžete zadat všechny důležité datumy pro vypořádání faktur:
- datum přijetí,
- datum vystavení faktury,
- datum prodeje,
- datum výplaty.
Ve formuláři můžete také vyznačit způsob platby a jiné detaily, které mohou být užitečné v účetnictví a s ním souvisejících procesech.
Údaje zhotovitele
Workflow systém automaticky sbírá data o dodavateli z ERP systému (například CDN XL, Symphony Forte, Comarch Optima, SAP). Při popisu faktury můžete vyhledávat dodavatele s uvedením části názvu nebo IČO. V případě, že dodavatel není dosud v ERP systému je možnost zadání nového partnera. Ten bude automaticky přidán do systému ERP během exportu faktury, nebo hned po přijetí.
Popis faktury
Důležitou součástí procesu přijetí faktury je věcný popis. Faktura musí být zaslaná oprávněné osobě a firma musí objektivně posoudit oprávněnost nákladů. Náklady lze rozdělit do různých oddělení nebo projektů. U každé položky můžete zadat důvody nákladu, a každá položka může být schválena kompetentní osobou. Způsob popisu a schválení je plně přizpůsobitelný.
Analytický popis a členění nákladů
Systém přiradí fakturam analytický popis a můžete je tak rozdělit na jednotlivá oddělení. To vám výrazně ulehčí účetnictví.
Každá společnost má svůj vlastní způsob, jak popisovat faktury, v závislosti od účtovných osnov. Vše v systému definujete sami podle vlastních požadavek. Buď můžete schémy vytvářet ručně, nebo je jednoduše exportovat z jiných firemních systémů.
Analytický popis a členění nákladů
V systému lze libovolně definovat cestu toku a schvalování faktur. Tyto cesty mohou být stanoveny s použitím obchodních pravidel. Systém je také schopen pozorovat skutečný tok dokumentů a na jejich základě se učit pravidla a rozhodnutí upozornění uživatelů.
Kromě toho, workflow systém automaticky čerpá diagram faktury, posílá je na kontrolu k odpovědným osobám a definuje hraniční časy jednotlivých etap. To vám umožní rychle zkontrolovat na koho a v jaké fázi je dána faktura poslaná.
AMODIT také umožňuje zobrazit diagramy s různými úrovněmi detailů, které vám umožní sledovat nejčastěji používané cesty, nebo se zaměřit na výjimky. To umožňuje detekovat nežádoucí situace a předcházet jim.
Přijetí nákladů na faktuře
Faktura je schválena příslušnou osobou nebo osobami. Volba schvalovatelů se může provádět ručně nebo automaticky na základě pravidel a organizační struktury.
Export faktur do systému ERP
Popsaná a schválená faktura je exportována do systému ERP pro účetnictví. Na obrázku je uvedena faktura exportována do systému CDN XL. AMODIT je připraven k integrací systémů Comarch Optima, Forte Symphony, Navision a SAP.
Účetní ERP
Při exportu do ERP systému dostanete úplný popis analytických nákladů. V závislosti na systému, je uložen rozpis nákladů na faktuře za účelem dalšího účetního úkolu. Tím se minimalizuje množství práce na straně účetnictví a vylučují se chyby vyplývající z ručního přepisu dat.
Elektronický tok faktur
V každé společnosti je proces, který popisuje přijetí a schválení faktur a ostatních nákladových dokumentů. Každý dokument týkající se nákladů by společnost měla pečlivě a přesně dokumentovány a registrovaný. Tyto dokumenty by měly být archivovány po dobu několika let. Samozřejmě, že před vstupem do archivu musí také projít mnoha rukama, mnoha odděleními. Faktury jsou v různých fázích analyzovány, musí být schváleny. Častým problémem je nedostatečný popis dokumentů a jejich doručení do účetnictví se zpožděním. Při komplikovaném schvalování navíc dochází k rizikům pochybení, či dokonce ztrátě dokumentů. AMODIT platforma poskytuje velmi efektivní, rychlý a bezpečný tok faktur a ostatních nákladových dokumentů. Každá faktura prochází hladce a přes oprávněné lidi. Implementace AMODIT především usnadní práci. Můžete lépe kontrolovat tok nákladů v pravidelných intervalech kontrolovat aktuální stav dokumentů v průběhu jejich oběhu a po archivaci. Samozřejmě, že to také šetří čas. Systém se učí pravidla pro oběh faktur ve společnosti a podporuje proces v závislosti na získaných poznatkech a definovaných pravidlech.
