Wnioski urlopowe

Opis procesu

Obsługa wniosków urlopowych to jeden z najpowszechniejszych procesów biznesowych. Proces ten występuje praktycznie we wszystkich organizacjach. Najpierw wnioskodawca przygotowuje wniosek. Następnie wniosek jest przesyłany do osoby zastępującej w celu akceptacji. Jeśli osoba zestępująca zaakceptuje to wniosek jest przekazywany do akceptacji przełożonego wnioskodawcy. Po akceptacji przełożonego wniosek może trafić do zarejestrowania w systemie kadrowym.

Przykład realizacji

Poniżej przykładowy przebieg procesu składania i akceptacji wniosku urlopowego:

Użytkownik po zalogowaniu do systemu wybiera odpowiednią procedurę. System wyświetla dostępne procedury w podziale na kategorie. Dodatkowo przy każdej procedurze umieszczony jest opis, co pozwala użytkownikowi zorientować się, czy znalazł właściwą.



Po naciśnięciu guzika "Nowa sprawa" pokazuje się okienko, które pozwala wybrać odpowiedni etap początkowy (jeśli jest jest kilka alternatywnych) oraz nadać nazwę sprawie.
 

Po utworzeniu nowej sprawy użytkownik może wypełnić formularz:



Jak widać użytkownik może widzieć liczbę należnych dni urlopu oraz ostatnie urlopy. Dane te pobierane są z systemu kadrowego.

Podczas składania wniosku można od razu sprawdzić czy nasz urlop nie koliduje z urlopami (zatwierdzonymi lub planowanymi) innych pracowników. Służy do tego zakładka "Kalendarz".

 

W celu wysłania wniosku pracownik naciska guzik w prawym górnym rogu ekranu "Prześlij do przełożonego". Informacje o przełożonym są pobierane ze stroktury organizacyjnej. Struktura ta może być wprowadzona w systemie AMODIT lub też synchronizowana z zewnętrznym źródłem, np. Active Directory.

UWAGA: W niniejszym przykładzie procedury wniosków urlopowych występuje również etap akceptacji przez zastępcę. Jednak reguły zostały tak zdefiniowane, że jeśli zastępca i przełożony to ta sama osoba, to od razu wniosek przesyłany jest do przełożonego i jeden etap procedury jest przeskakiwany. Pokazuje to elastyczność definiowania reguł w procesie.



Na powyższym obrazku można zobaczyć, że jednocześnie tytuł wniosku urlopowego jest zmieniany. Została w tym celu zdefiniowana reguła, która w tytule sprawy umieszcza informację o wnioskodawcy oraz liczbie dni wnioskowanego urlopu. Ułatwia to znalezienie odpowiedniego wniosku na liście.