Rozliczenie zaliczek

Opis procesu

Rozliczenie zaliczek to jeden z procesów związanych z akceptacją dokumentów kosztowych. Pracownicy dokonują zakupów na rzecz firmy. Pracownik może płacić kartą firmową lub poprzez zaliczki. W przypadku zaliczek pracownik płaci gotówką lub prywatną kartą i raz w miesiącu na podstawie faktur zakupowych dostaje zwrot poniesionych kosztów.

Przykład realizacji

Użytkownik, który chce rozliczyć zaliczkę tworzy nową sprawę, a następnie wypełnia formularz. W kolejnych wierszach wprowadzane są dokumenty z datami i kwotami. Są dwie kolumny związane z kwotą, które są wypełniane w zależności od sposobu zapłaty. Ma to znaczenie ponieważ płatności wykonane kartą firmową nie wymagają zwrotu zaliczki.


Ponieważ zaliczka często jest związana z kosztami paliwa to w niniejszym przykładzie na formularzu znajduje się również informacja o samochodzie służbowym i jego przebiegu.

Pracownik może zapisać sprawę i stopniowo dodawać pozycje w czasie, gdy ponosi koszty. Historia zmian na formularzu jest dostępna na zakładce "Historia".



Gdy rozliczenie za dany miesiąc jest już kompletne pracownik może przesłać rozliczenie do swojego przełożonego lub innej wskazanej osoby.

W podanym przykładzie zakładamy, że dokumenty papierowe są dostarczane do sekretariatu, a jedynie akceptacja dokumentów jest przekazywana w formie elektronicznej. Jednak można również dołączać zeskanowane dokumenty. W takim przypadku dokumenty są widoczne na oddzielnej zakładce. Po najechaniu kursorem myszki na dokument pokazuje się jego podgląd, a po kliknięciu można obejrzeć dokument w pełnym rozmiarze.



Dokument w momencie składania, a także podczas akceptacji może być podpisywany. Mechanizm podpisów zapewnia, że od czasu podpisania sprawa (lub jej część) nie została zmieniona. W przypadku wprowadzenia zmiany podpis wygasa.


W niektórych przpadkach konieczne jest umieszczenie księgowości w dokumentu papierowego potwierdzającego akceptację kosztów. W takim wypadku można wydrukować formularz wraz z aktualnymi podpisami.