AMODIT for Outlook jest dodatkiem do programu Microsoft Outlook, który udostępnia niektóre możliwości systemu AMODIT. Dzięki dodatkowi możliwe są następujące operacje:

Po zainstalowaniu dodatku AMODIT for Outlook, na wstążce Narzędzia główne pojawi się nowa grupa przycisków: AMODIT.
 

Opcje systemu AMODIT są także dostępne z poziomu tworzenia i czytania wiadomości. Po otwarciu okna tworzenia nowej wiadomości lub okna z odebraną wiadomością, dostępne są dodatkowe opcje:

Przy pierwszym uruchomieniu Outlooka po instalacji dodatku należy wprowadzić dane niezbędne do połączenia się z witryną oraz do logowania. W tym celu należy kliknąć przycisk Ustawienia. Pojawi się okno, w którym użytkownik może uzupełnić wszystkie niezbędne informacje.

W oknie ustawień należy podać adres URL witryny AMODIT wraz z nazwą organizacji (nazwa organizacji jest częścią adresu URL – w powyższym przykładzie: amod), login, hasło oraz język wyświetlania. Po kliknięciu przycisku OK nastąpi próba zalogowania do systemu. Język wyświetlania zostanie zmieniony po ponownym uruchomieniu programu Outlook.

Po udanym logowaniu możliwe jest korzystanie z funkcji dodatku takich jak tworzenie nowej sprawy i dołączanie wiadomości do istniejącej sprawy. W przypadku nieudanego logowania każda próba utworzenia sprawy lub dołączenia wiadomości otworzy okno ustawień. Użytkownik może wtedy poprawić błędnie wpisane dane.

Nową sprawę można utworzyć na jeden z trzech sposobów:

1.     Klikając przycisk Nowa sprawa na wstążce Narzędzia główne (Poczta) w głównym oknie programu Outlook. Otwarta zostaje strona tworzenia nowej sprawy na stronie systemu AMODIT.

2.     Klikając przycisk Nowa sprawa na głównej wstążce okna tworzenia nowej wiadomości.

3.     Klikając przycisk Nowa sprawa w oknie odebranej wiadomości.

W pierwszym przypadku użytkownik tworzy sprawę w aplikacji na stronie internetowej, zaś w drugim i trzecim przypadku zostaje otwarte okno tworzenia nowej sprawy:

W oknie Nowa sprawa AMODIT należy wpisać nazwę procedury i pierwszego etapu, można także wpisać tytuł sprawy. W przypadku pominięcia tytułu sprawy, system wygeneruje standardowy tytuł. Po kliknięciu przycisku Utwórz i edytuj okno tworzenia sprawy zostaje zamknięte, a otwiera się okno przeglądarki na nowo utworzonej sprawie. Na tym etapie można edytować formularz przed wysłaniem sprawy. Po wprowadzeniu zmian w formularzu na stronie internetowej należy zapisać bieżącą sprawę i powrócić do okna programu Outlook.

Jeśli nowa sprawa została utworzona podczas tworzenia wiadomości, można przesłać ją innym użytkownikom. W tym celu należy dodać adresy e-mail w polu Do i DW i kliknąć przycisk Wyślij. W polu Do może być tylko jeden adres – tej osoby, której sprawa ma być przekazana, zaś w polu DW można wpisać dowolną liczbę osób, którym sprawa zostanie udostępniona do wglądu. Wpisanie własnego adresu w polu Do lub pozostawienie tego pola pustego spowoduje, że sprawa nie zostanie przekazana i będzie należała do użytkownika, który ją utworzył. Jeśli którykolwiek z podanych adresów e-mail nie należy do żadnego użytkownika z sytemu AMODIT, zostanie utworzone nowe konto i zostanie wysłane zaproszenie na podany adres. Treść wiadomości oraz załączniki zostaną dodane do sprawy.

Jeśli sprawa została utworzona w oknie odebranej wiadomości, kliknięcie przycisku Utwórz i edytuj tworzy nową sprawę i dodaje treść wiadomości jako komentarz do sprawy. Aby przesłać utworzoną w ten sposób sprawę należy skorzystać z aplikacji na stronie internetowej.

Można dołączyć odebraną lub nowo utworzoną wiadomość do istniejącej sprawy jako komentarz (wraz z załącznikami). W tym celu należy kliknąć przycisk Dołącz do sprawy w oknie odebranej wiadomości lub w oknie tworzenia nowej wiadomości.

 Zostaje otwarte nowe okno, w którym można wyszukać sprawę, do której ma zostać dołączona wiadomość. Wyszukać sprawę można poprzez wpisanie fragmentu jej tytułu lub nazwy procedury. Zaznaczenie pola Pokaż tylko moje sprawy spowoduje wyświetlenie tylko spraw przesłanych do aktualnie zalogowanego użytkownika. Zaznaczenie pola Dołącz pliki spowoduje przesłanie załączników do systemu AMODIT podczas dołączania wiadomości do sprawy. Z listy spraw pasujących do filtra wyszukiwania należy wybrać jedną i kliknąć przycisk Dołącz.