Case Studies >
TrackTec S.A. - producent elementów nawierzchni kolejowej
Klient
Track Tec jest kompleksowym dostawcą elementów nawierzchni kolejowej, bazującym na produktach wytwarzanych we własnych zakładach. Stąd pochodzi połowa podkładów kolejowych i co trzeci rozjazd zabudowywany obecnie na polskiej sieci kolejowej. Część produkcji trafia na rynki zagraniczne.
Track Tec jest wiodącym producentem podkładów strunobetonowych w Polsce. Firma ma ponad
50 lat doświadczenia w budowaniu podkładów kolejowych i podrozjazdnic, wyprodukowała
i dostarczyła ich łącznie ponad 24 miliony sztuk.
Wyzwanie
Dynamiczny rozwój firmy Track Tec i systematyczne poszerzanie przez nią zasięgu ekspansji na rynkach zagranicznych determinuje potrzebę stałego monitorowania procesów zachodzących
w obrębie organizacji i wdrażania najnowocześniejszych rozwiązań usprawniających działalność biznesową. Sprawne podejmowanie decyzji wymaga m.in. bieżącego usprawnienia zarządzania i obiegu informacji, czemu służy zastosowanie odpowiednich narzędzi informatycznych do obsługi procesów biznesowych. Jest to szczególnie ważne dla grupy kapitałowej, która składa się
z wielu spółek, zlokalizowanych nie tylko w Polsce.
Dotychczas w Grupie Track Tec wykorzystywanych było wiele nowoczesnych narzędzi, m.in. typu ERP i CRM, jednak znaczna ilość procesów biznesowych wymagała bardziej elastycznego podejścia do przepływu informacji. Dlatego też w 2011 roku Grupa Track Tec, dostrzegając potrzebę zmian
w zakresie komunikacji na poziomie administracyjnym, podjęła decyzję o wdrożeniu nowego systemu zarządzania informacją i dokumentami. W początkowej fazie realizacji projektu zostały wybrane do wdrożenia następujące procesy biznesowe:
- Obieg umów,
- Akceptacja faktur kosztowych,
- Obieg wniosków urlopowych.
Decyzja firmy o wdrożeniu usprawnień determinowana była wieloma czynnikami:
- W Grupie Track Tec tworzonych jest bardzo dużo różnych dokumentów, które są istotne dla jej prawidłowego funkcjonowania, dlatego też kluczowe było zapewnienie firmie szybkiego wyszukiwania odpowiednich informacji, m.in. poprzez wdrożenie właściwych mechanizmów, a także zapewnienie kontroli dostępu do nich osobom uprawnionym.
- Szczególnie ważną dla klienta kwestią była możliwość łatwego definiowania dokumentów, które docelowo powinny być opisywane odpowiednimi parametrami (metadanymi).
- Ważnym dla firmy aspektem współpracy była również potrzeba zwiększenia kontroli cyklu życia dokumentów, w tym umożliwienie śledzenia ich ścieżki obiegu oraz automatyczne powiadamianie o zbliżających się terminach granicznych, np. końca umowy.
- Duża część dokumentów przychodzi do firmy w postaci papierowej, a ich skanowanie i dalsza sprawna obsługa są szczególnie ważne ze względu na rozproszenie geograficzne oddziałów firmy.
- Kolejnym czynnikiem istotnym dla firmy była potrzeba integracji z systemem kadrowym w zakresie informacji o pracownikach i urlopach oraz z systemem ERP, szczególnie w zakresie danych o kontrahentach.
Rozwiązanie
Rozwiązania zaproponowane firmie Track Tec zostały oparte o innowacyjny system AMODIT (
www.amodit.com), który umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji po tzw. metadanych (odpowiednich parametrach) oraz treści dokumentów, również z zastosowaniem mechanizmów OCR (Optical Charakter Recognition). Dzięki wprowadzeniu innowacji w zakresie zarządzania obiegiem dokumentów rejestrowane są wszystkie zmiany w ich treści, jak również monitorowany jest cykl ich życia. Ponadto w sposób znaczący ułatwione zostało przekazywanie dokumentów między użytkownikami i czasowe ich udostępnianie.
Wydajna metodyka modelowania procesów pozwoliła sprawnie wdrożyć mechanizm ich obsługi zgodnie z założonym uprzednio planem. Klient zdecydował się ponadto na samodzielne wdrożenie kilku kolejnych procesów, m.in. dotyczących: korespondencji przychodzącej i wychodzącej, ISO 9001, co świadczy o dużej prostocie modelowania procesów.
Dodatkowe prace, wykonane dla klienta, związane były z integracją z systemem finansowo-księgowym oraz kadrowym. Całość wdrożenia wraz ze szkoleniami trwała mniej niż 2 miesiące.
Korzyści
Wśród nadrzędnych korzyści z wdrożenia systemu AMODIT, dostrzegalnych najlepiej
w obszarze wyszukiwania informacji i zarządzania ich obiegiem, należy wskazać:
- Stworzenie efektywnego systemu przechowywania i wyszukiwania dokumentów, co w sposób znaczący usprawnia zarządzanie procesami z uwagi na istotne skrócenie czasu potrzebnego na dotarcie do konkretnej informacji.
- Usprawnienie wymiany informacji i komunikacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w proces zarządzania daną informacją, poprzez zapewnienie możliwości śledzenia obiegu dokumentów.
- Zapewnienie pełniejszej kontroli nad dostępem do informacji, co istotnie zwiększa bezpieczeństwo w procesie zarządzania danymi,
- Wprowadzenie dużej elastyczności opisu dokumentów, które umożliwia szybkie reagowanie i wprowadzenie modyfikacji z uwzględnieniem potrzeb biznesowych.
- Umożliwienie klientowi wdrażania niezbędnych modyfikacji procesów bez pomocy dostawcy IT, dzięki czemu możliwa jest optymalizacja kosztów zarządzania systemem.
– „Wdrożenie systemu AMODIT istotnie usprawniło zarządzanie przepływem informacji, co jest ważną zmianą jakościową w obszarze działalności Track Tec i znacząco zwiększa naszą efektywność biznesową.” – Marek Kozak – Dyrektor IT, Track Tec S.A.