Case Studies >
Ministerstwo Sportu i Turystyki wdraża AMODIT
Klient
Ministerstwo Sportu i Turystyki
Analiza potrzeb
Jednym z zadań Ministerstwa jest wspieranie działań związanych ze sportem i turystyką poprzez udzielanie dofinansowania. Dofinansowanie może obejmować różne obszaru działalności statutowej, jak np. budowa boisk i sal sportowych, organizowanie imprez sportowych itp. Dofinansowanie udzielane jest w ramach różnych programów finansowania i jest przeprowadzane przez odpowiednie departamenty wewnętrz ministerstwa.
W ramach każdego programu potencjalni beneficjanci mogą składać wnioski na podstawie przygotowanych szablonów. Wnioski te są następnie rozpatrywane przez pracowników Ministerstwa.
W przypadku pozytywnej decyzji podpisywana jest odpowiednia umowa i rozpoczyna się finansowanie, które może być rozłożone w czasie, na kolejne transze. Na koniec umowy następuje rozliczenie umowy.
Istotną potrzebą jest również raportowanie na wszystkich etapach finansowania.
Sytuacja przed wdrożeniem
Dotychczas szablony wniosków były przygotowywane w większości przypadków jako pliki Word lub Excel i publikowane w Internecie. Beneficjenci po wypełnieniu wniosku wraz z załącznikami przesyłali dokumenty w postaci elektronicznej i jednocześnie papierowej z podpisami.
W niektórych departamentach zostały wdrożone systemy informatyczne do obsługi procesu składania wniosków i późniejszego raportowania, ale obsługiwały one pojedyncze programy finansowania i nie mogły być wykorzystane do obsługi całego Ministerstwa. Również ich konstrukcja nie pozwalała na wprowadzane zmian w szablonach dokumentów przez pracowników Ministerstwa i wymagało to prac ze strony osób technicznych/podmiotów zewnętrznych.
Brak jednolitego systemy obsługi wniosków powodował, że raportowanie wymagało często ręcznego pracochłonnego przygotowywania danych z wielu źródeł.
Rozwiązanie
W celu zaspokojenia potrzeb zastosowany został system AMODIT. Został on rozszerzony o mechanizmy obsługi użytkowników zewnętrznych, co pozwala na obsługę zarówno procesu składania wniosków, jak i dalszą ich obsługę wewnątrz Ministerstwa.
Zastosowanie metody dynamicznego modelowania obiegu dokumentów pozwala na odwzorowania różnorodnych potrzeb i różnic pomiędzy programami i departamentami.
System ma spójny sposób przechowywania danych na poziomie całego Ministerstwa. System potrafi pobierać z dokumentów wszystkie dane, które zostały przez pracowników merytorycznych zaznaczone jako ważne. Mechanizm spraw powiązanych pozwala na obsługę sytuacji, gdy w ramach umowy tworzone są aneksy lub inne powiązane dokumenty.
Spójny model danych i zastosowanie mechanizmu tabel przestawnych pozwala na tworzenie złożonych raportów bez konieczności ręcznej obróbki danych.
Definiowanie formularzy odbywa się w narzędziach MS Office. Przykładowo można zrobić formularz w Excel. Aby dana komórka była uwzględniana w raportowaniu wystarczy nadać jej nazwę (np. NIP).
Przypływ informacji w systemie pokazuje poniższy schemat:
Korzyści dla klienta
- Definiowanie formularzy w MS Word i Excel oraz w postaci formularzy webowych upraszcza obsługę systemu
- Automatyczne tworzenie struktur w bazie danych na podstawie formularzy powoduje, że użytkownicy skupiają się na formularzach a nie aspektach technicznych
- Procedury predefiniowane w połączeniu z uczeniem się nowych ścieżek powoduje, że uruchomienie nowej procedury jest bardzo proste. Nie trzeba uwzględniać wszystkich wariantów procedury, gdyż zostanie ona automatycznie rozszerzona w razie potrzeby
- Moduł raportowania pozwala wyszukiwać informacje oraz przygotowywać zestawienia. Mogą one być eksportowane do plików Excel jako arkusze statyczne lub dynamiczne tabele przestawne
- Azure zapewnia skalowalność, dzięki temu można czasowo zwiększać wydajność systemu
- Jedno narzędzie pozwala obsługiwać programy różnych departamentów, w tym również przyszłe
Zadanie
System przyjmowania i obsługi wniosków o dofinansowanie
- Obsługa przyjmowania wniosków, rozpatrywania, przygotowania umów, rozliczania
- 5 departamentów objętych wdrożeniem
- Kilkadziesiąt programów
- Ponad 100 różnych formularzy
- Integracja z systemem finansowym
Wyzwania
- Duża liczba procedur i formularzy
- Zmienność struktury organizacyjnej i procedur
- Definiowanie procedur i formularzy przez pracowników merytorycznych
- Konieczność raportowania ze zmieniających się struktur danych
- Zróżnicowanie potrzeb różnych departamentów
- Skoki obciążenia