Pytania i odpowiedzi

Jaka jest największa korzyść z wdrożenia AMODIT?

Uzyskanie wglądu i możliwość optymalizacji procesów, które do tej pory były załatwiane papierowo lub poprzez email.

Czym się różni AMODIT od innych systemów obiegu dokumentów?

Nie trzeba robić kosztownej analizy procesów. Analiza zrobi się automatycznie w trakcie pracy użytkowników.

Czy pozostawienie dużej swodoby użytkownikom nie spowoduje, że zrobią coś niewłaściwego, np. prześlą dokumenty do niewłaściwej osoby? Czy nie wprowadzi to zamieszania?

Zagrożenie jest nie większe niż przy poczcie elektronicznej. Email też można wysłać do dowolnej osoby. Jednak w odróżnieniu od emaila AMODIT pozwala prześledzić pełną historię decyzji użytkowników.

Czy możliwość przesłania sprawy do dowolnej osoby nie jest nadmierną swodobą?

W przypadku poczty elektronicznej też można wysłać emaila, np. do prezesa. Ale czy zdarza się, że ktoś to zrobi niepotrzebnie?...
 

W systemie AMODIT użytkownicy mogą tworzyć samodzielnie nowe procedury, etapy i pola na formularzach. Czy nie spowoduje to sytuacji, że np. jedna procedura będzie występowała w kilku wersjach?

Taka sytuacja została przewidziana. W AMODIT wbudowany jest specjalny mechanizm, który pozwala wybranym użytkownikom przeglądać procedury i je poprawiać. Jedną z funkcji jest łączenie procedur w jedną (jeśli uznamy, że to jest naprawdę to samo). Podobnie można łączyć ze sobą etapy procedur oraz usuwać pola z formularzy.

Mam już wdrożony klasyczny system obiegu dokumentów i zaimplementowane kluczowe procedury. Czy AMODIT mi jest do czegoś potrzebny?

Poza głównymi procedurami na pewno istnieje w organizacji wiele spraw, które są załatwiane poza systemem, np. poprzez email. Jednak email nie daje możliwości podglądu przepływu takich informacji. W takim przypadku AMODIT może służyć jako uzupełnienie "przestrzeni" między "twardym" systemem obiegu dokumentów a pocztą elektroniczną.

Mam już wykonaną analizę procedur obiegu dokumentów i wiem jak one powinny wyglądać. Czy można je wprowadzić do systemu i nie czekać aż system się ich nauczy?

Tak, jest taka możliwość. Można wprowadzić procedury do systemu i określić czy mają być one sztywne czy też mają służyć jako sugestia z pozostawieniem swobody decyzji użytkownikom.

Gdzie są przechowywane i archiwizowane informacje i pliki przesyłane przez system AMODIT?

System przechowuje wszystkie informacje w cetralnym repozytorium. W zależności od konfiguracji informacje mogą być przechowywane w bazie MySQL, MS SQL lub Oracle. Pliki mogą być przechowywane albo w bazie danych albo na dysku serwera.